Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

DERS Solution GmbH
Delitzscher Straße 73
06116 Halle (Saale)
Deutschland
Vertreten durch: Danny Eckhardt
Telefon: +49 176 32 90 86 92
E-Mail: info@timeguard-system.de

2. Zwei getrennte Rollen — bitte beachten

TimeGuard wird von Unternehmen genutzt, um die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Dabei gibt es zwei verschiedene Verarbeitungen, für die unterschiedliche Stellen verantwortlich sind:

• Diese Website und der Zugang zur Anwendung: Verantwortlich ist die DERS Solution GmbH (Abschnitte 3 bis 6).
• Die erfassten Arbeitszeit- und Personaldaten: Verantwortlich ist der jeweilige Arbeitgeber, der TimeGuard einsetzt. Die DERS Solution GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO (Abschnitt 7).

Für Beschäftigte heißt das: Fragen zu Ihren gespeicherten Arbeitszeiten, Auskunftsersuchen oder Löschanträge richten Sie bitte an Ihren Arbeitgeber. Wir dürfen diese Daten nicht eigenständig herausgeben oder löschen.

3. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Seiten werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Abwehr von Angriffen.

Speicherdauer: Diese Protokolle werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Speicherung auf Ihrem Endgerät (Cookies und lokaler Speicher)

Wir setzen keine Cookies für Werbung, Analyse oder Tracking ein. Es findet keine Profilbildung statt, und es sind keine Dienste Dritter eingebunden. Aus diesem Grund erscheint auch kein Cookie-Banner — ein solcher wäre nur bei einwilligungspflichtigen Zugriffen nötig.

Verwendet werden ausschließlich diese technisch notwendigen Speicherungen:

• Sitzungs-Cookie (PHPSESSID): hält Sie während der Nutzung angemeldet. Wird beim Schließen des Browsers bzw. mit dem Abmelden ungültig.
• Sicherheitsmerkmal (CSRF-Token): liegt in der Sitzung und verhindert, dass Dritte in Ihrem Namen Aktionen auslösen.
• Lokaler Speicher tg_theme: merkt sich, ob Sie helle oder dunkle Darstellung gewählt haben.
• Lokaler Speicher tg_sidebar_collapsed und tg_nav_zu: merken sich, ob Sie das Menü eingeklappt und welche Menügruppen Sie geschlossen haben. tg_nav_offen und tg_nav_fav merken sich die offene Menügruppe und Ihre Favoriten, tg_suche_zuletzt die zuletzt über die Suche (Strg+K) geöffneten Seiten, tg_style die gewählte Darstellung.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — die Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die drei zuletzt genannten Einträge verlassen Ihr Gerät nicht; sie werden nicht an uns übertragen und können in den Browsereinstellungen jederzeit gelöscht werden.

5. Hosting

Angabe des Hosting-Anbieters folgt (siehe Hinweis oben).

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Setzt ein Unternehmen TimeGuard ein, verarbeiten wir in dessen Auftrag insbesondere: Name, Vorname, Personalnummer, Abteilung, Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaubs- und Abwesenheitsdaten, Zugangsdaten sowie — je nach Einsatz — die Kennung eines NFC-Chips oder Fingerabdruck-Sensors des Terminals.

Zur Klarstellung: Es werden keine biometrischen Merkmale gespeichert. Gespeichert wird lediglich eine vom Gerät vergebene Kennnummer, die keinen Rückschluss auf den Fingerabdruck zulässt.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit werden administrative Änderungen in einem Protokoll festgehalten (Zeitpunkt, handelnde Person, Vorgang und die IP-Adresse). Dieses Protokoll dient der Revisionssicherheit der Arbeitszeitkonten und wird nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ausgewertet.

Grundlage ist jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen uns und dem Arbeitgeber. Weisungen erteilt ausschließlich der Arbeitgeber; eine eigene Nutzung dieser Daten durch uns findet nicht statt.

8. Die TimeGuard-App (Android)

Die App „TimeGuard-System“ ist der mobile Zugang zur selben Anwendung. Für die Daten, die Sie darin erfassen (Stempelzeiten, Urlaub, Krankmeldungen usw.), gilt Abschnitt 7: Verantwortlich ist Ihr Arbeitgeber, wir verarbeiten sie in dessen Auftrag. Die App ist kostenlos, enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Dienste und verkauft oder teilt keine Daten mit Dritten.

Was die App überträgt (verschlüsselt per HTTPS, nur an unseren Server):

• Anmeldung: Firma, Personalnummer und Passwort. Das Passwort wird nicht auf dem Gerät gespeichert; die App merkt sich nur ein Zugangs-Token, das beim Abmelden gelöscht wird.
• Zeiterfassung: Kommen, Gehen, Pausen, ggf. die gewählte Baustelle sowie die Uhrzeit und Zeitzone des Geräts zum Zeitpunkt des Stempelns. Die App erfasst keinen Standort.
• Anträge: Urlaub, Korrekturen vergessener Stempelungen, Arbeitssachen.
• Krankmeldungen: Zeitraum, Art und – nur wenn Sie es selbst auswählen – ein Foto oder PDF der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die App greift nur auf die eine Datei zu, die Sie in der Dateiauswahl antippen, nicht auf Ihre Galerie. Ein Arzt wird nur bei einem Arbeitsunfall erfasst (für die Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft). Bescheinigungen werden verschlüsselt gespeichert, sind nur für die Personalabteilung und Administratoren zugänglich, jeder Abruf wird protokolliert, und sie werden nach Ablauf der von Ihrem Arbeitgeber festgelegten Frist automatisch gelöscht.
• Fehlerberichte: Stürzt die App ab, sendet sie einen technischen Bericht (App- und Android-Version, Gerätemodell, Fehlermeldung, Programmstelle) zusammen mit Ihrer Benutzer-ID und IP-Adresse, damit wir den Fehler beheben können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Löschung nach spätestens 90 Tagen.

Push-Benachrichtigungen: Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, erhält Ihr Gerät von Google (Firebase Cloud Messaging, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) eine Geräte-Kennung. Diese Kennung speichern wir zu Ihrem Benutzerkonto, um Ihnen z. B. „Urlaub genehmigt“ zu senden. Der Text der Benachrichtigung wird dabei über Server von Google übertragen; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen (Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten; beim Abmelden löschen wir die Kennung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Information über Ihre Anträge), bei Abschaltung findet kein Versand statt.

Berechtigungen der App: Internet (Verbindung zum Server) und Benachrichtigungen (nur nach Ihrer Zustimmung). Weitere Berechtigungen – Kamera, Standort, Kontakte, Galerie – verlangt die App nicht.

Konto und Daten löschen: Ihr Zugang wird von Ihrem Arbeitgeber angelegt und gelöscht. Wenden Sie sich für die Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten an Ihren Arbeitgeber oder an uns (info@timeguard-system.de); wir leiten die Anfrage an den Arbeitgeber weiter. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise bleiben unberührt.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem jeweils Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Bitte beachten Sie Abschnitt 2: Betreffen Ihre Rechte Arbeitszeit- oder Personaldaten, ist Ihr Arbeitgeber der richtige Ansprechpartner.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für unseren Sitz zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

10. Stand und Änderungen

Stand dieser Datenschutzerklärung: 11/2026. Wir passen sie an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.